最近、Googleスプレッドシートで作ったtodoリストを使っています。この記事では、私が作ったテンプレートを無料で公開したいと思います。
スマホ用のアプリも色々試しはしたのですが、どれも続きませんでした。続かないのはアプリが悪いのではなくて私がしっかりtodoをこなせなくて、タスクがどんどん溜まっていってしまったためなのですが、その解決策として達成感というのがあると思います。
スマホは画面の大きさが限られているので、1ヶ月分のtodoを一望して、その中で自分がどれだけやったかを確認するのは難しいです。
その点、Googleスプレッドシートはパソコンからも見ることができます。パソコンなら画面を広く使って、一月分の実績を眺めることができます。これが重要で、そうすると自分がどれだけサボっていたかが分かります。
私がどんなリストを作っているのかをご紹介したいと思います。まずはこちらの画像をご覧ください。なお、以下の説明で表の横の並びを列（A列、B列、・・・）、縦の並びを行（1行目、2行目、・・・）を呼びます。
↓
todoには毎日や決まった曜日などに定期的に行うものと、1回ものの2通りあると思います。そこで、A列で毎日、月初、日曜、月曜、火曜、・・・のように分類しています。次のB列が種類による分類で、この例では仕事とプライベートにしています。そして、具体的にやることは「詳細」に書いています。
ここでのポイントは、詳細の内容は必ず一度に終わらせられるボリュームにすることです。「この作業は途中です」という状態を無くして、未実施か、実施済みかのどちらかに表現できるようにするということです。私の場合、数分～長くても30分くらいで終わるボリュームに細分化して記載しています。
次にE列から右を見ていただきたいのですが、2行目に記載されているのは月の月日です。1シートで1ヶ月にしています。
1行目に書かれているのが凡例で、2行目以降、「×」「△」「-」「1」という3種類があると思います。
「×」はその日に必ずやるもの（必ず終えられる分量に抑えるのがポイントです）、「△」は「×」を全て終えてから時間が残っていたらやるものになります。「-」はこの日にはやらないもの、「1」は実施済みのもので、「×」や「△」と書かれたところを実施したら「1」に書き換えます。
計画段階では、「1」は存在しなくて、「×」「△」「1」だけで埋めていくことになります。
次に、計画が終わったら、その日の日付のセルでフィルタリングを行います。「（Blanks）」と「-」のチェックをはずせば、その日にやる必要のある項目だけが表示されます。あとはこれを、「×」→「△」の順にこなしていくだけです。
このようにフィルタリングをします。
しぼりこんだときのイメージはこちらです。
不定期の所は項目が毎日どんどん増えていって、毎日優先順位の高いものが上になるように並び替えを行っています。そうすれば、上から順にこなしていけばよいことになるので、作業をするときに迷いません。（思いついたときに項目をどんどん書き足していくので、背景色は手間になるので付けていません。定期的な項目はそんなに頻繁には増えたり減ったりしないので、見やすいように背景色をつけています）
詳細はこの記事では割愛しますが、月の最後にその項目をサボらずにやったかどうかを確認できるように、定期的な項目のD列には数式を入れています。100%なら予定されたすべてをこなしたことになります。参考までに、3行目の例はこちらです。これは、他の行にセルをコピーすれば、自動的に行番号が変わってペーストできます。
=countif(E3:AI3,”=1″)/(countifs(E3:AI3,”=×”)
+countif(E3:AI3,”=△”)+countif(E3:AI3,”=1″))
このように数式を入れておくと、×や△の予定をこなして1に変更していくごとに、達成率が100%に近づいていきます。（okや○ではなく1を使っているのは、入力しやすいからです。）
スポンサーリンク
todoリストをどうするかというのは多くの人が悩まれているのではないかと思います。私もずっと悩んできましたが、今行っている方法は先月はじめて今月改良して使っていて、かなり使いやすいと感じています。
迷わずアプリが使えるのであればそれもよし。何を使うか悩んで作業できないくらいなら、Googleスプレッドシートで作ってしまうのが良いのではないかと思います。蛇足ですが、ExcelではなくGoogleスプレッドシートを使うのにもちょっと理由があります。数式の話と併せて、また機会があればご紹介します。
そんなわけで、私のやっている方法がどなたかの参考になれば幸いです。
最後に、ここまで読んでくださった方へのお礼として、本記事で利用したサンプルファイルへのリンクを公開します。「rev0」というタブをご覧ください。
↓
Googleスプレッドシート todoリスト サンプル