メールの送信時、良く知った仲の人宛には署名など付けませんが、ビジネス関係や何かの申し込みを行うなど、しっかりした内容で送らなければならない場合には署名をつけるのが普通だと思います。
現在メインで使っているのがGmailなのですが、これまで署名を設定していませんでした。毎回そのメールに合った内容を打ち込んでいたのですが、さすがに手間だなと思い、対策をすることにしました。
ユーザー辞書 署名
最初に考えたのは、パソコン（Windows）のユーザー辞書に署名を登録してしまうという方法です。例えば、「しょめい」と入力したときに、変換候補として署名の文面がでるように登録してしまうということです。
これも悪くない方法だと思うのですが、一つ難点があります。
それは、改行ができないということです。
署名は大抵、線を引いて（ここに結構個性が出るんですよね）、その下に組織名、名前、連絡先、住所などを改行しながら書いていくと思います。
ところが、ユーザー辞書では改行ができないんですね。
「しょめい」で変換して入力して、後から改行だけ入れるのでも、最初から全て打ち込むよりは圧倒的に楽なのですが、やはり手間なのは変わりません。
そこで、別の方法を模索することにしました。
Gmail 署名 設定
素直に考えたらGmailの署名機能を使うはずなのですが、仕事用とプライベート用に署名を使い分けたかったので、1つしか設定ができないGmailの署名機能はNGだと最初は思っていました。
しかし、よく確認してみると、アドレスを複数持っている場合には、それぞれに対して1つ、署名を作れるということが分かりました。
私はGmailアドレスも仕事用とプライベート用で分けているので、署名がそれぞれに作れるのであれば問題ありません。
そんなわけで、Gmailの署名設定を行うことにしました。
以下、設定方法を画像付きで解説します。
まずは設定を開きます。ダイヤルマークをクリックして・・・
「設定」をクリックします。
「全般」が選ばれた状態で下にスクロールすると、こんな感じで署名の入力欄があります。
「署名なし」に設定していたので、このように署名を設定しました。下のチェックボックスは、チェックを入れないと返信時に署名の位置が元のメッセージより下になります。上の方がよいかなあと思ったのでチェックを入れました。
大事なのは、署名の設定項目を一通り入力したら、一番下までスクロールして「変更を保存」を忘れずにクリックすることです。
その後、メールの返信を行ってみました。
詳細を開くと、このように、先ほど設定した署名が入るようになりました。
まとめ
今回は、Windows PCでGmailの設定を行う流れをご紹介しました。なお、スマホアプリのGmailはこの設定をしても署名が自動で入るようにはならないようです。
アプリはアプリで別に設定をする必要があります。